כנסים וירטואליים למציאות עסקית חדשה

בשנים האחרונות יותר ויותר פעילויות עסקיות עוברות לרשת, לפעילות מקוונת אשר קיבלה תאוצה בגין הגבלות הקורונה. השינוי ניכר גם בעולם הכנסים העסקי שעד לא מזמן התקיים באופן פרונטאלי עם עלויות הפקה גבוהות במיוחד, ומפגשים שלא אחת היו כרוכים בנסיעות ארוכות ואף בטיסות לחו"ל. כיום את הכנסים הפרונטאליים מחליפים בהדרגה כנסים וירטואליים, וחברתנו אמונה על הפקתם המקצועית בעזרת טכנולוגיות מתקדמות, עם פורמט חדשותי ועם פלטפורמה מעולה להזדמנויות עסקיות.

משמעותו של כנס וירטואלי

כנס וירטואלי הינו כנס מקוון שמתקיים און ליין בזמן אמת ובשידור חי על גבי רשת האינטרנט. ההשתתפות בכנס זה דורשת חיבור לרשת האינטרנט, בין אם מטלפון חכם או דרך המחשב. בכנסים אלו יכולים המשתתפים, המרצים והדוברים בעזרת טכנולוגיות שונות להעביר תכנים ומסרים, לתקשר אחד עם השני, לפגוש אנשים חדשים וליצור הזדמנויות עסקיות.

הצורך והיתרונות שבכנסים וירטואליים

הצורך בכנסים וירטואליים הפך למהותי בתקופת הקורונה, המגבילה אפשרויות נסיעה ומפגשים אישיים, ולכן זוהי תקופה בה פעילות עסקית רבה הפכה למקוונת. מעבר לכך הצורך בכנס וירטואלי זהה במהותו לכנס רגיל, לאור הרצון לכנס כמות גדולה של אנשים המבקשים לקחת חלק באירוע עסקי גדול ומשמעותי. בתוך אירוע זה הכנס מאפשר לכל גורם עסקי למצב את עצמו כפעיל ונוכח, ותורם לעיצוב דעת קהל. כמו כן כנסים אלו מספקים הזדמנות למפגשים וחיבורים אישיים ועסקיים ומגדילים את קשרי העסק, תפוצתו וטווח השפעתו בשוק.

יתרה מכך, המעבר של כנסים למדיה הדיגיטלית און ליין גם מציג לא מעט יתרונות לעולם העסקי. העיקרי שבהם ניכר ביתרון גיאוגרפי המעלים מגבלות של מרחק ומקל על השתתפות של גורמים עסקיים מכל מקום בעולם. כמו כן למדיה הזו גם יותר קל, נגיש וזול להביא מנחים ודוברים מוכרים ובעלי שם. זאת לצד היכולת ליצור מרחב לחשיפת בעלי עניין בכנס, כמו גורמים וארגונים שונים הנותנים לכנס חסות, ולבסוף - בהשוואה לכנס רגיל הפקת כנס וירטואלי הרבה יותר פשוטה וזולה.

פחות מורכב ויותר חסכוני

אמנם המעבר לכנסים וירטואליים היה עבור רבים כורח מציאות, אולם בפועל עסקים רבים גילו את היתרונות שיש לאירועים אלו על פני כנסים רגילים והפכו לאמצעי מועדף. אמנם ההפקה של כנס וירטואלי כרוכה בהליך מקצועי לא פשוט, אולם רבים ממרכיבי ושלבי ההפקה יורדים מכתפי העסק ומנוהלים על ידי חברת ההפקות עצמה. כמו כן, בחירה בכנס וירטואלי חוסכת באופן ניכר בעלויות הנדרשות לשם השכרת מקום נאות, הכנתו לאירוע, הזמנת קייטרינג ויצירת מערך שלם של מענה לוגיסטי, עמדות רישום, שירותי הגברה וסאונד ועוד. מעבר לכך כנס וירטואלי חוסך את המאמץ בהגעה לכנס עצמו, שלא אחת כרוכה בפינוי יום ובנסיעה למקום מרחוק.

חשיבות רבה לאיכות ורמת הכנס

בכנסים רגילים האירוח, הכיבוד, המפגש האישי ועיצוב המקום מהווים מרכיב מהותי באטרקטיביות של האירוע, לצד העובדה שהמשתתף השקיע בהגעה למקום והוא יהסס בטרם עזיבת הכנס באמצע. מאידך, מכיוון שבכנס וירטואלי אין אמצעי פיתוי הקיימים בכנס רגיל יש להשקיע הרבה יותר בהפקה מקצועית איכותית ואפקטיבית, עם רמה גבוהה של חשיפה ושיווק של שירותים, מוצרים, מותג וכדומה.

ההפקה מתייחסת לרצועת התוכן המשודר עם התחלה, אמצע וסוף מוגדרים וברורים, מה שיעניק למשתתפים בכנס חוויה חיובית, מהנה ובעלת ערך מוסף. וכמו שבכנס רגיל אתם רוצים להעניק למשתתפים חוויה שהיא מעבר לבינונית, כך תרצו גם בכנס וירטואלי. חוויה מוצלחת מבוצעות בכנס וירטואלי באמצעים טכנולוגיים שונים המסייעים ליצירת אירוע רלוונטי, מעניין ומסקרן, שמספק אמצעי נעים ומזמין להיכרויות ויצירת קשרים עסקיים.

מרכיבי הפקת כנס וירטואלי

הפקת כנס וירטואלי באיכות גבוהה עם חוויית השתתפות מוצלחת, נדרשת בהליך מקצועי המבוסס יותר על הפקות מדיה מאשר הפקות אירועים. הליך זה מורכב ממספר שלבים עיקריים הכרוכים בחשיבה מקדימה, הכנות בפועל ובהפקת הכנס עצמו:

תכנון וחשיבה מקדימה לכנס -שלב מקדים להפקה בו מאפיינים את הכנס, צרכיו ומטרותיו, בונים קונספט ואסטרטגיה עבורו, ומגייסים מנחים, מרצים ודוברים עבור הפעילויות השונות המוצעות בו. כמו כן בשלב זה מתכננים ליין אפ עם בחירה של תכנים מוקלטים מראש ושל תכנים שישודרו בזמן אמת, ועם סידור של הפעילויות השונות בכנס ומשך הזמן של כל פעילות. כל זאת באופן היוצר רצף והמשכיות ושומר על רמה גבוהה של עניין בקרב המשתתפים. כמו כן בשלב זה בוחרים אמצעים טכנולוגיים ודיגיטליים מתאימים לניהולו של הכנס ומתייחסים להיבטי השיווק שלו.
שיווק הכנס - חשוב להבין כי כמו בכנס רגי,ל בכדי שאנשים ידעו על קיומו של כנס וירטואלי ותהיה היענות גבוהה לקחת בו חלק, הוא נדרש במערך שיווק נאות המותאם לקהל היעד ולאסטרטגיה שנבחרה עבורו. מערך זה יכלול בין היתר עיצוב של דפי נחיתה, סרטונים, דיוור במייל, פרסום ברשתות חברתיות ובאתר החברה וכו'.
הכנות בפועל ושידור הכנס- לאחר ששלב התכנון הסתיים ניתן לעבור להכנות עצמן עבור הפקת הכנס. בשלב זה מכינים את הדוברים, כותבים תכנים, מתכננים קטעי מעבר ועורכים חזרות. כמו כן עורכים מול המחשב את כל החומרים והתכנים הנדרשים לשידור. כעת כשהכל מוכן ניתן לקיים את השידור של הכנס עצמו בזמן אמת.

בחירת אסטרטגיה לכנס וירטואלי

בבחירת אסטרטגיה לכנס וירטואלי יש להבין ולהגדיר את ייעודו של הכנס, אילו אתגרים וצרכים הוא מבקש לפתור ואילו שאיפות הוא מבקש לעורר. כך למשל, יש כנסים המבקשים להתמקד בשיווק ומכירות, אחרים רוצים למתג עסקים ולהגדיל נטוורקינג, יש כאלו שמבקשים ליצור פלטפורמה מגבשת ואחרים מבקשים לספק אירוע תרבות, אירוע מלמד או מבדר.

מאפייני המשתתפים בכנס

נושא חשוב נוסף שיש להחליט אודותיו מראש הינו כל הקשור למאפייני המשתתפים, מספרם ואופן התנהלותם. בתור התחלה יש להחליט על מספר המשתתפים המבוקש בכנס הווירטואלי המוכתב ממטרתו של האירוע. כך למשל, לכנס אקסקלוסיבי של לקוחות מועדפים, משקיעים או ספקים מובילים, לא אחת עדיף ליצור כנס וירטואלי קטן של עד מאה משתתפים. כמו כן כנס קטן יותר מתאים לאירועי אינטראקטיבי.

מנגד, כנס גדול והמוני יכול למשל להתאים לאירוע המבקש לגייס עובדים או לעודד הרשמה ללימודים גבוהים. כמו כן כנסים גדולים יותר מתאימים למשתתפים פסיביים. כנס פסיבי מתאים גם לאירוע בעל אופי רגוע, השם דגש יותר על רמת הריכוז של המשתתפים ופחות על הפעלתם.
אם מבקשים לאפשר השתתפות פעילה בכנס גדול ניתן לחלק את המשתתפים לקבוצות דיון קטנות ולהציע פלטפורמה גמישה, עם גישה של המשתתפים לחללים השונים, וברמה גבוהה של אינטראקטיביות שמעלה את איכות חוויית הנטוורקינג של המשתתפים. מעבר לכך יש להחליט על מועד שידור הכנס בהתאם למיקום הפיזי של המשתתפים, בייחוד אם מדובר בכנס בינלאומי בו יש לקחת בחשבון אזורי זמן שונים.